Hvad koster backup og gendannelse: Faktorer og budgetposter

Hvad bestemmer prisen på backup og gendannelse?

Der findes ikke én fast pris på backup og gendannelse. itm8 oplyser, at prisen varierer med datamængden, der skal tages backup af, og de valgte funktioner. itm8 anbefaler at indhente et uforpligtende tilbud. To virksomheder med samme antal ansatte kan derfor få meget forskellige priser, hvis datamængde, opbevaringstid eller krav til gendannelse er forskellige.

Prisen styres i praksis af flere forhold. Antal brugere: mange leverandører prissætter per bruger hver måned. Andre faktorer er mængden af data, der skal beskyttes, hvilke systemer og datatyper der er omfattet, hvor ofte der tages backup, hvor længe backup opbevares, og hvor hurtigt data skal kunne gendannes efter nedbrud eller fejl.

Faktorer der driver omkostningerne

Antal brugere og prissætningsmodel: itm8 angiver sin pris som et eksempel per bruger om måneden. it-hjaelpen angiver priser for en komplet IT-løsning med månedlig brugerpris. En løsning, der prissættes per bruger, bliver dyrere, når organisationen vokser – også selv om datamængden per medarbejder er lille.

Datamængde og opbevaringstid: itm8 skriver, at prisen varierer med den mængde data, der skal tages backup af. Opbevaringen trækker samme vej. itm8 oplyser, at data opbevares i mindst et år. Man kan genskabe et helt år eller længere tilbage. Der findes en mulighed for ubegrænset backup – både ubegrænset tid og ubegrænset plads. Ubegrænset opbevaring er altså en funktion, der skal vælges og betales for, ikke noget der følger automatisk med.

Backupfrekvens: itm8 oplyser, at backupsoftwaren automatisk kan tage backup op til fire gange i døgnet. Jo oftere der tages backup, jo mindre datatab ved en hændelse. Frekvensen påvirker også løsningens omfang.

Hvilke data og systemer der er omfattet: itm8 nævner backup af Exchange, SharePoint, OneDrive, Office 365-grupper, Microsoft Teams og Dynamics 365. mnetworks dækker et bredere spektrum: virtuelle og fysiske servere (herunder VMware og Hyper-V), cloud-tjenester og applikationer som Microsoft 365 (Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint), databaser som SQL og Oracle samt filsystemer og mapper, herunder netværksdrev og lokale filer. Hvert ekstra system er en post, der skal med i prisen.

Krav til gendannelsestid og gendannelsespunkt: hvor hurtigt data skal være tilbage efter et nedbrud, og hvor langt tilbage i tiden man skal kunne gendanne, er to krav, der skal fastlægges, før man kan indhente tilbud. itm8 beskriver værdien som hurtig gendannelse af data, opsætninger og services efter et angreb eller utilsigtede sletninger.

Budgetposter du bør tage med

Et løbende månedsabonnement per bruger er den post, de fleste kender. itm8 eksemplificerer med en månedlig pris per bruger. it-hjaelpen angiver priser per bruger om måneden for en komplet IT-løsning. Denne post er typisk fast og forudsigelig, men vokser med antallet af brugere.

Opbevaring/lager er en selvstændig post, fordi både datamængde og opbevaringstid indgår i prisen hos itm8. Skal der opbevares ubegrænset eller i årevis, skal det med i budgettet som en funktion, man vælger til.

Implementering og opsætning: hos itm8 er korrekt opsætning og kontrol en del af leverancen som Backup as a Service-leverandør. Regn med, at opsætningen er en engangsindsats, hvor systemer, brugere og datakilder skal kortlægges og konfigureres.

Drift, overvågning og support: it-hjaelpen beskriver en komplet IT-løsning til små virksomheder som Microsoft 365, endpoint-sikkerhed med MFA, 3.-parts backup af M365-data, fast dansk IT-support og 24/7-overvågning. Backup hænger altså ofte sammen med en bredere drifts- og supportaftale. Den skal medregnes, hvis den ikke er inkluderet i abonnementet.

Test af gendannelse: man ved ikke, om gendannelse virker, før den er afprøvet. Afsæt derfor tid og eventuelt leverandørbistand til løbende at teste, at data faktisk kan genskabes. Dokumentér også, hvordan det gøres i praksis.

Hardware og netværksudstyr: cz.dk nævner hardware (computere, skærme, printere, servere, netværksudstyr og telefoner) som en typisk IT-budgetpost. cz.dk peger på, at hardware har begrænset levetid – typisk 3-5 år for bærbare computere – så der skal afsættes midler til løbende udskiftning. Bruger man lokal backup eller lokal server, hører den slags udstyr under backupbudgettet.

Medarbejdertid er en reel post, også selv om den ikke står på en faktura. Ifølge cz.dk er medarbejdernes tidsforbrug til at løse IT-problemer en af de skjulte omkostninger, mange budgetter overser.

Faste versus variable omkostninger: itm8 fremhæver som fordel, at man kender sine omkostninger til backup ud i fremtiden og kan planlægge og budgettere uden overraskelser. cz.dk peger på, at cloud-løsninger giver forudsigelige månedlige omkostninger i stedet for store engangsbeløb. Det faste er abonnementet; det variable er datamængde, brugere, valgte funktioner, opbevaringstid og eventuel ekstra support.

Priseksempler: hvad koster backup typisk?

itm8 angiver et priseksempel på ca. 39 kr. om måneden per bruger for Backup as a Service/cloud backup. Løsningen omfatter ubegrænset backup, backup af Teams, Outlook og Grupper, OneDrive for Business og SharePoint. Ifølge itm8 dækker eksemplet ikke mængde- eller samlerabat. itm8 understreger selv, at de angivne priser er et eksempel på, hvad en backup-løsning kan forventes at koste.

it-hjaelpen oplyser, at en komplet IT-løsning til en lille virksomhed (1-10 ansatte) typisk koster 299-549 kr. per bruger om måneden. Løsningen omfatter Microsoft 365, endpoint-sikkerhed med MFA, 3.-parts backup af M365-data, fast dansk IT-support og 24/7-overvågning. Dertil kommer Microsoft 365-licens på 50-110 kr. månedligt per bruger. For en 8-mands virksomhed svarer det ifølge it-hjaelpen til 3.200-5.200 kr. om måneden alt inklusive. Backup er her én komponent i en samlet pris – den kan ikke uden videre læses som en isoleret backuppris.

Som overordnet ramme angiver cz.dk en tommelfingerregel: virksomheder bør bruge mellem 3 % og 7 % af deres årlige omsætning på IT. Teknologitungt virksomheder kan ligge endnu højere. Til illustration nævner cz.dk en virksomhed med en omsætning på 5 millioner kroner. Den kan forvente et årligt IT-budget på mellem 150.000 og 350.000 kroner. Tallet dækker hardware, software, sikkerhed, support og udvikling og altså ikke kun backup.

Alle beløbene er eksempler fra danske leverandører og skal bruges som pejlemærker, ikke som priser. itm8 gør selv opmærksom på, at prisen varierer med datamængde og valgte funktioner. Der skal indhentes et konkret tilbud.

Gennemsnitlige månedlige omkostninger til backup og gendannelse i danske virksomheder

Skjulte omkostninger ved nedetid og datatab

Nedetid koster penge, også når den er kort. Ifølge cz.dk kan en times nedetid koste en virksomhed tusindvis af kroner i tabt produktivitet. Investering i stabil infrastruktur og proaktiv overvågning betaler sig derfor hurtigt hjem.

Et sikkerhedsbrud er langt dyrere. Ifølge cz.dk kan et ransomware-angreb koste en lille virksomhed alt fra 50.000 til flere millioner kroner. cz.dk konstaterer, at forebyggelse er langt billigere end genopretning efter et angreb.

Medarbejdernes tidsforbrug er en tredje skjult post. Ifølge cz.dk er medarbejdere, der bruger tid på at løse IT-problemer, en af de mest almindelige faldgruber i IT-budgetter.

Ansvaret for Microsoft 365-data ligger hos virksomheden selv. itm8 skriver eksplicit, at backup af Microsoft 365 er dit ansvar. Du har selv ansvar for at beskytte dig mod utilsigtede sletninger og overskrivninger. Du skal også have backup, hvis du bliver udsat for angreb, og håndtere rettigheder fra tidligere slettede medarbejdere. it-hjaelpen nævner tilsvarende at tro, at Microsoft 365 selv har backup, som en af de tre dyreste fejl for små virksomheder.

Omfanget er bredt. Ifølge rapporten "Digital sikkerhed i danske SMV'er 2024" fra Styrelsen for Samfundssikkerhed (december 2024), som mnetworks henviser til, tog 94 % af SMV'erne backup af deres data i 2023. Det er en stigning fra 81 % i 2021. mnetworks understreger samtidig, at det ikke kun handler om at have backup. Det handler om at kunne gendanne data hurtigt og effektivt ved nedbrud.

Sådan lægger du et realistisk budget for backup og gendannelse

Tjekliste inden du vælger løsning

Dækker løsningen alle kritiske data og systemer – herunder servere (virtuelle og fysiske), Microsoft 365-tjenester som Teams, Outlook, OneDrive og SharePoint, databaser og filsystemer og netværksdrev?

Hvor hurtigt kan data gendannes efter et nedbrud eller et angreb, og hvor langt tilbage i tiden kan der gendannes?

Hvor længe opbevares backup, og er ubegrænset opbevaring og plads en del af aftalen eller et tilkøb?

Hvor ofte tages der backup – og er frekvensen tilstrækkelig til det datatab, I kan acceptere?

Er prisen en månedlig brugerpris eller en pris per datamængde, og hvad sker der med prisen, når I får flere brugere eller mere data?

Er implementering, opsætning, overvågning og support inkluderet, eller kommer de som separate poster?

Er der en fast rutine for at teste gendannelse, og hvem har ansvaret for den?

Er det afklaret, hvem der har ansvaret for backup af Microsoft 365-data – herunder beskyttelse mod utilsigtede sletninger, overskrivninger og rettigheder fra tidligere slettede medarbejdere?